Las reglas de flujo de trabajo de Zoho CRM pueden activarse cuando se agrega, modifica o elimina una fila de un subformulario. La mejora permite responder a cambios puntuales sin tener que supervisar manualmente cada registro.
Los subformularios sirven para guardar varios elementos dentro de un mismo registro. En una oportunidad comercial, por ejemplo, se pueden utilizar para detallar los productos incluidos, sus cantidades y descuentos. Hasta ahora, automatizar procesos a partir de cambios en esas filas requería un seguimiento más complejo. Con esta actualización, Zoho CRM permite crear reglas de flujo de trabajo basadas directamente en el subformulario.
¿Qué puede activar una regla?
Una automatización puede ejecutarse cuando una fila se agrega, modifica o elimina. También se puede configurar para que responda tanto a la creación como a la modificación. Si el disparador es una edición, es posible elegir entre cualquier cambio en la fila o cambios en campos específicos.
Zoho incorporó además disparadores basados en fechas y horas, como la fecha de creación, la última modificación o un campo de fecha personalizado.
Condiciones que combinan dos niveles de información
La regla puede evaluar datos de la fila y del registro principal al mismo tiempo. Esto permite definir casos más precisos: por ejemplo, actuar únicamente cuando el descuento de un producto supera cierto porcentaje y la oportunidad comercial cumple una condición determinada.
Cuando se cumplen los criterios, la regla puede actualizar campos del subformulario, del registro principal o de un módulo relacionado. También puede enviar notificaciones por correo o SMS, ejecutar un webhook o activar una función personalizada.
Un ejemplo: aprobación de descuentos
Supongamos que el equipo comercial carga productos en el subformulario de una oportunidad. Si el descuento de una línea supera el 50 %, Zoho CRM podría marcar esa fila como pendiente de aprobación, cambiar el estado de la oportunidad a «Pendiente de revisión» y avisar al responsable de ventas.
Así, el equipo puede detectar una excepción en el momento en que se registra y mantener visible su estado tanto en el producto afectado como en la oportunidad general.
Para las empresas que usan subformularios para presupuestos, pedidos o procesos comerciales con varios ítems, esta novedad abre la posibilidad de crear automatizaciones más precisas. El punto de partida es identificar qué cambios en cada fila requieren una acción y qué condiciones del registro principal deben cumplirse antes de ejecutarla.