Zoho Books permite crear Campos personalizados (Fields) para capturar información adicional en tus registros, y ofrece una variedad de tipos de datos para adaptarse a cada necesidad. Estos se dividen en dos grandes categorías: Campos Estándar y Campos con IA.
Campos Estándar
Los Campos Estándar se usan para capturar datos estructurados y definidos por el usuario, mediante tipos de datos predefinidos. Son ideales para valores que se ingresan explícitamente y se usan de forma consistente en los registros.
- Cuadro de texto (una línea): texto corto, valores numéricos o una combinación de ambos, hasta 255 caracteres (A-Z, 0-9 y caracteres especiales).
- Email: registra direcciones de correo electrónico adicionales.
- URL: guarda direcciones web. Se puede definir una "etiqueta de hipervínculo" para mostrar un texto en lugar de la URL completa.
- Teléfono: almacena números de teléfono adicionales.
- Número: valores enteros, positivos o negativos.
- Decimal: valores decimales, positivos o negativos.
- Monto: registra un importe junto con el código de moneda predeterminado de la organización.
- Porcentaje: registra valores expresados en porcentaje.
- Fecha: admite fechas personalizadas (ej. 19 jun 2019) o relativas (Hoy, Mañana, Inicio del mes).
- Fecha y hora: muestra fecha y hora juntas, en formato AAAA-MM-DD HH:MM.
- Casilla de verificación: confirma una acción o habilita una opción; puede definirse marcada por defecto.
- Número autogenerado: genera valores automáticos con prefijo y/o sufijo configurables, con opción de aplicarlo también a registros existentes (configuración única e irreversible).
- Lista desplegable (Dropdown): selección de una única opción entre varias. Las opciones pueden cargarse individualmente, en bloque o usando listas predefinidas (días de la semana, meses del año, países), y pueden personalizarse con color.
- Selección múltiple (Multi-select): similar al dropdown, pero permite elegir hasta 30 opciones de la lista.
- Lookup: trae datos de un módulo y los muestra dentro de otro.
- Lookup de selección múltiple: igual que el Lookup, pero soporta relaciones muchos a muchos, permitiendo asociar múltiples registros de otro módulo a un mismo registro (por ejemplo, varios proveedores para un mismo ítem, o varios proyectos para un mismo cliente).
- Cuadro de texto (multilínea): texto, números o combinación de ambos, hasta 36.000 caracteres (sin contar formato de texto enriquecido).
- Adjunto: permite subir documentos, PDFs o imágenes (formatos como GIF, PNG, JPG, XLS, DOC, CSV, PDF, TXT, entre otros), con un límite de 7 MB por archivo. En Facturas y Cotizaciones, se puede elegir si el archivo es visible para el cliente en el portal.
- Fórmula: permite crear cálculos usando funciones, campos y operadores predefinidos.
- Lookup externo: trae datos desde un campo de otra aplicación de Zoho.
- Imagen: permite subir una imagen al registro (JPG, JPEG, PNG, BMP, hasta 5 MB). A diferencia del tipo Adjunto, la imagen se muestra directamente en la página de detalles del registro, y puede insertarse como placeholder en plantillas PDF (por ejemplo, un código QR de pago en el pie de una factura).
Campos con IA
Los Campos con IA obtienen valores automáticamente a partir de la información de otro campo, usando inteligencia integrada. Son ideales para extraer información o generar insights a partir de datos no estructurados, con mínima intervención manual.
Nota: esta función está disponible solo en determinados planes de Zoho Books, y los datos se generan a partir del campo de entrada seleccionado, actualizándose únicamente al crear o editar registros.
Para habilitarlos: ir a Configuración → Preferencias de IA (dentro de Organización), activar la función de IA requerida y seleccionar el proveedor y modelo de IA (actualmente se soportan Zia y el LLM interno).
- Extracción de palabras clave: identifica y extrae automáticamente palabras clave relevantes de un texto, útil para categorizar y organizar registros. El campo de entrada puede ser de texto de una o varias líneas.
- Análisis de sentimiento: analiza el tono emocional de un texto y devuelve un resultado de Positivo, Negativo o Neutral.
- Imagen a texto: extrae texto estructurado, descripciones e insights a partir de imágenes cargadas, según el prompt definido por el usuario.