Zoho anunció una actualización importante para Layout Rules en Zoho CRM, la función que permite mostrar u ocultar campos, secciones y subformularios de manera dinámica según condiciones definidas. Con esta mejora, las reglas de layout se vuelven más flexibles y específicas por rol de usuario.
Disponibilidad: por el momento la función está disponible para clientes en los DCs de JP y SA, y se planea liberar próximamente para el resto. Aplica a las ediciones Enterprise y Ultimate.
I. Nueve nuevas acciones para Layout Rules
Acciones a nivel de campo
- Mostrar valores de picklist — reduce las opciones de un picklist según el contexto.
- Fijar campos como solo lectura — bloquea un campo para edición cuando se cumple una condición.
- Establecer valor de campo — completa automáticamente el valor de un campo al cumplirse una condición.
- Recomendar valor de campo — sugiere un valor mediante un mensaje contextual.
- Mostrar mensaje — despliega un mensaje contextual en un campo cuando se activa una condición.
Otras acciones
- Mostrar listas relacionadas — muestra listas relacionadas relevantes según el contexto del registro.
- Mostrar botones — despliega botones de acción relevantes según el estado del registro.
- Mostrar enlaces — surge enlaces de referencia útiles cuando se cumple una condición específica.
- Verificar campos — solicita la verificación de campos críticos antes de continuar.
II. Ejecución basada en perfil
Las Layout Rules ahora soportan ejecución por perfil, lo que da un control más fino sobre cómo se comporta el layout de un registro según el usuario que lo esté viendo. Al configurar una regla, la acción solo se aplicará a los perfiles seleccionados cuando se cumpla la condición.
Por ejemplo, con la acción "Fijar campos como solo lectura", un campo puede quedar bloqueado para la mayoría de los usuarios, pero seguir siendo editable para perfiles específicos. Esto permite adaptar la experiencia del mismo formulario para distintos equipos.
Caso de uso: gestión de solicitudes de préstamo
Un banco que ofrece distintos tipos de préstamos utiliza el módulo Loan Applications en Zoho CRM para capturar, revisar y procesar cada etapa de una solicitud. Así se aplican las nuevas acciones a lo largo del ciclo de vida de la solicitud:
- Borrador: se controla la visibilidad del botón "Retirar solicitud" y se filtran las opciones de tipo de préstamo según el perfil del solicitante (Individual muestra Auto, Hogar y Educación; Empresa muestra Negocio). También se sugiere la opción más adecuada a solicitantes menores de 25 años.
- Documentación pendiente: se muestra un mensaje contextual a nivel de campo recordando al solicitante enviar la documentación dentro de los siete días.
- Enviada: se muestran automáticamente las secciones de Evaluación Crediticia y Detalles de Pago, visibles solo para los perfiles Analista de Crédito y Administrador. Además, se verifican los campos Tipo de Préstamo, Monto y Plazo.
- Aprobada: se bloquean campos críticos (Tipo de Préstamo, Monto y Plazo), se sugiere una fecha de inicio de cuota, se verifican campos clave y se establece automáticamente el Cargo por Procesamiento en 2% según el tipo de préstamo.
- Desembolsada: se bloquean automáticamente los detalles del desembolso y se captura en tiempo real la fecha exacta de desembolso.
- Rechazada: se muestra el campo "Motivo de Rechazo" y un enlace a las políticas correspondientes, filtrando automáticamente los motivos de rechazo según el tipo de préstamo.
III. Vista previa interactiva
Una vez configurada y guardada una Layout Rule, ahora es posible previsualizar su ejecución según distintos perfiles, sin salir de la página de configuración de la regla. Basta con seleccionar un perfil y una condición desde las opciones de vista previa para que el layout se actualice al instante, mostrando exactamente lo que vería un usuario de ese perfil al ver o editar un registro.
Esto permite verificar que las secciones, campos y subformularios correctos se muestran (u ocultan) para cada perfil, y confirmar que los campos obligatorios se aplican correctamente, todo antes de que la regla afecte datos o usuarios reales. Es especialmente útil para reglas complejas que se comportan distinto según el perfil, ya que permite detectar errores de configuración a tiempo.
Qué viene después
- Soporte para campos picklist de selección múltiple en los criterios de Layout Rules y reglas de validación.
- Soporte de Layout Rules para la edición Professional.