Zoho Books permite crear Campos personalizados (Fields) para capturar información adicional en tus registros, y ofrece una variedad de tipos de datos para adaptarse a cada necesidad. Estos se dividen en dos grandes categorías: Campos Estándar y Campos con IA.

Campos Estándar

Los Campos Estándar se usan para capturar datos estructurados y definidos por el usuario, mediante tipos de datos predefinidos. Son ideales para valores que se ingresan explícitamente y se usan de forma consistente en los registros.

• Cuadro de texto (una línea): texto corto, valores numéricos o una combinación de ambos, hasta 255 caracteres (A-Z, 0-9 y caracteres especiales).
• Email: registra direcciones de correo electrónico adicionales.
• URL: guarda direcciones web. Se puede definir una "etiqueta de hipervínculo" para mostrar un texto en lugar de la URL completa.
• Teléfono: almacena números de teléfono adicionales.
• Número: valores enteros, positivos o negativos.
• Decimal: valores decimales, positivos o negativos.
• Monto: registra un importe junto con el código de moneda predeterminado de la organización.
• Porcentaje: registra valores expresados en porcentaje.
• Fecha: admite fechas personalizadas (ej. 19 jun 2019) o relativas (Hoy, Mañana, Inicio del mes).
• Fecha y hora: muestra fecha y hora juntas, en formato AAAA-MM-DD HH:MM.
• Casilla de verificación: confirma una acción o habilita una opción; puede definirse marcada por defecto.
• Número autogenerado: genera valores automáticos con prefijo y/o sufijo configurables, con opción de aplicarlo también a registros existentes (configuración única e irreversible).
• Lista desplegable (Dropdown): selección de una única opción entre varias. Las opciones pueden cargarse individualmente, en bloque o usando listas predefinidas (días de la semana, meses del año, países), y pueden personalizarse con color.
• Selección múltiple (Multi-select): similar al dropdown, pero permite elegir hasta 30 opciones de la lista.
• Lookup: trae datos de un módulo y los muestra dentro de otro.
• Lookup de selección múltiple: igual que el Lookup, pero soporta relaciones muchos a muchos, permitiendo asociar múltiples registros de otro módulo a un mismo registro (por ejemplo, varios proveedores para un mismo ítem, o varios proyectos para un mismo cliente).
• Cuadro de texto (multilínea): texto, números o combinación de ambos, hasta 36.000 caracteres (sin contar formato de texto enriquecido).
• Adjunto: permite subir documentos, PDFs o imágenes (formatos como GIF, PNG, JPG, XLS, DOC, CSV, PDF, TXT, entre otros), con un límite de 7 MB por archivo. En Facturas y Cotizaciones, se puede elegir si el archivo es visible para el cliente en el portal.
• Fórmula: permite crear cálculos usando funciones, campos y operadores predefinidos.
• Lookup externo: trae datos desde un campo de otra aplicación de Zoho.
• Imagen: permite subir una imagen al registro (JPG, JPEG, PNG, BMP, hasta 5 MB). A diferencia del tipo Adjunto, la imagen se muestra directamente en la página de detalles del registro, y puede insertarse como placeholder en plantillas PDF (por ejemplo, un código QR de pago en el pie de una factura).

Campos con IA

Los Campos con IA obtienen valores automáticamente a partir de la información de otro campo, usando inteligencia integrada. Son ideales para extraer información o generar insights a partir de datos no estructurados, con mínima intervención manual.

Nota: esta función está disponible solo en determinados planes de Zoho Books, y los datos se generan a partir del campo de entrada seleccionado, actualizándose únicamente al crear o editar registros.

Para habilitarlos: ir a Configuración → Preferencias de IA (dentro de Organización), activar la función de IA requerida y seleccionar el proveedor y modelo de IA (actualmente se soportan Zia y el LLM interno).

• Extracción de palabras clave: identifica y extrae automáticamente palabras clave relevantes de un texto, útil para categorizar y organizar registros. El campo de entrada puede ser de texto de una o varias líneas.
• Análisis de sentimiento: analiza el tono emocional de un texto y devuelve un resultado de Positivo, Negativo o Neutral.
• Imagen a texto: extrae texto estructurado, descripciones e insights a partir de imágenes cargadas, según el prompt definido por el usuario.

Fuente:Zoho Books Help — Custom Field Data Types

Zoho anunció una actualización importante para Layout Rules en Zoho CRM, la función que permite mostrar u ocultar campos, secciones y subformularios de manera dinámica según condiciones definidas. Con esta mejora, las reglas de layout se vuelven más flexibles y específicas por rol de usuario.

Disponibilidad: por el momento la función está disponible para clientes en los DCs de JP y SA, y se planea liberar próximamente para el resto. Aplica a las ediciones Enterprise y Ultimate.

I. Nueve nuevas acciones para Layout Rules

Acciones a nivel de campo

• Mostrar valores de picklist — reduce las opciones de un picklist según el contexto.
• Fijar campos como solo lectura — bloquea un campo para edición cuando se cumple una condición.
• Establecer valor de campo — completa automáticamente el valor de un campo al cumplirse una condición.
• Recomendar valor de campo — sugiere un valor mediante un mensaje contextual.
• Mostrar mensaje — despliega un mensaje contextual en un campo cuando se activa una condición.

Otras acciones

• Mostrar listas relacionadas — muestra listas relacionadas relevantes según el contexto del registro.
• Mostrar botones — despliega botones de acción relevantes según el estado del registro.
• Mostrar enlaces — surge enlaces de referencia útiles cuando se cumple una condición específica.
• Verificar campos — solicita la verificación de campos críticos antes de continuar.

II. Ejecución basada en perfil

Las Layout Rules ahora soportan ejecución por perfil, lo que da un control más fino sobre cómo se comporta el layout de un registro según el usuario que lo esté viendo. Al configurar una regla, la acción solo se aplicará a los perfiles seleccionados cuando se cumpla la condición.

Por ejemplo, con la acción "Fijar campos como solo lectura", un campo puede quedar bloqueado para la mayoría de los usuarios, pero seguir siendo editable para perfiles específicos. Esto permite adaptar la experiencia del mismo formulario para distintos equipos.

Caso de uso: gestión de solicitudes de préstamo

Un banco que ofrece distintos tipos de préstamos utiliza el módulo Loan Applications en Zoho CRM para capturar, revisar y procesar cada etapa de una solicitud. Así se aplican las nuevas acciones a lo largo del ciclo de vida de la solicitud:

• Borrador: se controla la visibilidad del botón "Retirar solicitud" y se filtran las opciones de tipo de préstamo según el perfil del solicitante (Individual muestra Auto, Hogar y Educación; Empresa muestra Negocio). También se sugiere la opción más adecuada a solicitantes menores de 25 años.
• Documentación pendiente: se muestra un mensaje contextual a nivel de campo recordando al solicitante enviar la documentación dentro de los siete días.
• Enviada: se muestran automáticamente las secciones de Evaluación Crediticia y Detalles de Pago, visibles solo para los perfiles Analista de Crédito y Administrador. Además, se verifican los campos Tipo de Préstamo, Monto y Plazo.
• Aprobada: se bloquean campos críticos (Tipo de Préstamo, Monto y Plazo), se sugiere una fecha de inicio de cuota, se verifican campos clave y se establece automáticamente el Cargo por Procesamiento en 2% según el tipo de préstamo.
• Desembolsada: se bloquean automáticamente los detalles del desembolso y se captura en tiempo real la fecha exacta de desembolso.
• Rechazada: se muestra el campo "Motivo de Rechazo" y un enlace a las políticas correspondientes, filtrando automáticamente los motivos de rechazo según el tipo de préstamo.

III. Vista previa interactiva

Una vez configurada y guardada una Layout Rule, ahora es posible previsualizar su ejecución según distintos perfiles, sin salir de la página de configuración de la regla. Basta con seleccionar un perfil y una condición desde las opciones de vista previa para que el layout se actualice al instante, mostrando exactamente lo que vería un usuario de ese perfil al ver o editar un registro.

Esto permite verificar que las secciones, campos y subformularios correctos se muestran (u ocultan) para cada perfil, y confirmar que los campos obligatorios se aplican correctamente, todo antes de que la regla afecte datos o usuarios reales. Es especialmente útil para reglas complejas que se comportan distinto según el perfil, ya que permite detectar errores de configuración a tiempo.

Qué viene después

• Soporte para campos picklist de selección múltiple en los criterios de Layout Rules y reglas de validación.
• Soporte de Layout Rules para la edición Professional.

Fuente:Comunidad de Zoho — Zoho CRM Layout Rules: Nine New Actions, Profile-Based Execution, and Interactive Preview